In mijn functie als marketeer bij BouwKennis ben ik onder andere verantwoordelijk voor het organiseren van alle workshops, trainingen, bijeenkomsten en evenementen. Op dit moment ben ik druk bezig met de organisatie van de BouwKennis Jaarbijeenkomst, een marketingcongres voor de bouw-, vastgoed- en installatiesector. Bij het organiseren van een evenement komt veel kijken. Van het regelen van een locatie tot de catering op de dag zelf. Hoe zorg je ervoor dat jouw evenement een succes wordt?
Volgens het boek ‘Zo organiseer je een event’ van Roel Grit en Marco Gerritsma zijn er acht stappen te nemen. In dit blog zal ik deze stappen toelichten op basis van mijn eigen ervaringen.
1. Formuleer je idee
De eerste, logische stap is je idee uitwerken en de daarbij horende doelstellingen op papier zetten. Voor wie wil je het evenement organiseren en wat wil je ermee bereiken? Denk alvast na over de basis van het programma. Is het een dagvullend programma, of is een dagdeel voldoende om de kennis over te brengen bij de bezoekers? Prik een datum voor je evenement, houd rekening met eventuele vakanties en andere evenementen. Ga vervolgens op zoek naar geschikte locaties en vraag meerdere offertes op. Het is handig om een voorlopige reservering te maken, zodat je in ieder geval iets achter de hand hebt. Bij het formuleren van je idee hoort ook het opstellen van een voorlopige begroting. Dat is meteen een mooi bruggetje naar stap twee.
2. Onderzoek de haalbaarheid
Is je evenement financieel haalbaar? Vergelijk de verschillende locaties met elkaar en verdiep je in een locatie die binnen je budget past. Houd rekening met bijkomende kosten voor bijvoorbeeld techniek en vergunningen. Controleer ook of je evenement praktisch uitvoerbaar is, kun je alles voor de gestelde datum realiseren? Als dat het geval is snel je de definitieve financiële begroting op. Aan de hand hiervan beslis je of je het evenement gaat uitvoeren.
3. Organiseer je team
Nu je weet dat je evenement financieel en praktisch haalbaar is, moet je op zoek naar mensen die je gaan helpen. Maak een overzicht van alle taken die uitgevoerd moeten worden en koppel deze aan je medewerkers. Zorg voor duidelijke deadlines. Het is handig dat je deze planning maakt in Google Spreadsheets of een ander online programma, zodat je altijd en overal inzicht hebt in de realtime planning.
4. Promoot je event
Een evenement is natuurlijk niets zonder bezoekers. Stel daarom een promotieplan op. Bedenk wat je wanneer en via welk kanaal wilt communiceren naar je doelgroep. Als je wilt dat mensen zich snel inschrijven voor je evenement, kan het helpen om je evenement exclusief te maken of om een uiterlijke aanmelddatum te communiceren. Probeer creatief te zijn in je communicatie, geef bijvoorbeeld een ‘sneakpreview’ weg of kondig de sprekers één voor één aan. Zo blijf je in contact met je doelgroep en blijft je evenement onder de aandacht.
5. Bereid de uitvoering voor
Nu is het tijd om over te gaan tot de praktische zaken. Breng de bereikbaarheid en parkeermogelijkheden van de locatie in kaart (ook leuke content om te delen!). Inventariseer hoeveel bezoekers er zullen komen. Regel aan de hand hiervan de catering, badges en techniek. Veiligheid is uiteraard ook een belangrijk aspect bij evenementen. Zorg voor medische verzorging en stel een veiligheidsplan op.
6. Stel een draaiboek op
Als alles in grote lijnen is geregeld, is het tijd om de dag zelf vast te leggen in een draaiboek. Noteer duidelijk wat je van je medewerkers verwacht. Geef ze duidelijke taken, met een daarbij het tijdstip en de locatie vermeld. Vergeet in het draaiboek niet de eventuele reistijd naar de locatie, opbouw en afbouw op te nemen. Dat voorkomt dat je straks in je eentje het evenement aan het afbouwen bent. Stuur het draaiboek van tevoren naar je medewerkers op. Maak voor jezelf een overzicht met alle mobiele nummers die je nodig kan hebben. Is een van de sprekers bijvoorbeeld niet op tijd aanwezig, dan kun je direct telefonisch contact opnemen.
7. Voer het event uit
Start de dag met het briefen van alle medewerkers. Loop hierbij stap voor stap je draaiboek door en zorg ervoor dat iedereen weet wat hij of zij moet doen. Tijdens je evenement merk je dat lang niet alles verloopt zoals je van tevoren had bedacht. Zorg er daarom voor dat je zelf ‘vliegende keep’ bent, zodat je alles goed in de gaten kunt houden. Gaan er dingen fout? Noteer ze dan direct, zodat het bij een volgend evenement niet nog een keer gebeurt.
8. Handel het event af
Nadat het evenement heeft plaatsgevonden is het tijd voor de evaluatie. Zijn de vooraf gestelde doelen behaald? Kom in contact met de bezoekers, stuur bijvoorbeeld een enquête uit om te meten hoe zij je evenement hebben ervaren. Noteer de verbeterpunten om te zorgen dat jouw evenement de volgende keer nog beter verloopt.
Veel succes!
