We leven in een snelle samenleving waar je maar 15 seconden hebt om de aandacht te grijpen. Als bedrijf wil je natuurlijk dat mensen jouw merk direct herkennen. Dat kan aan de hand van een logo zijn, maar ook aan de manier waarop je schrijft. De juiste tone of voice kan de merkidentiteit versterken, klantrelaties verbeteren en zelfs de verkoop stimuleren. Maar waarom is dit zo belangrijk en hoe zorg je ervoor dat je de juiste noot raakt?
Wat is de tone of voice?
De tone of voice van een bedrijf is de manier waarop de waarde of het karakter van jouw organisatie naar voren komt in geschreven of gesproken woord. Het gaat om de manier waarop je iets zegt en welke indruk dit maakt op de lezer. Onder de tone of voice vallen de woorden die je gebruikt, de schrijfstijl die je hanteert, de vorm van je berichten en zelfs de emotie die je overbrengt. Of je nu een bericht op social media plaatst, een nieuwbrief verstuurt of met je klanten in gesprek bent, de tone of voice zorgt voor een consistente communicatie die jouw merk vertegenwoordigt.
Waarom is de tone of voice zo belangrijk?
- Onderscheidend
Een unieke tone of voice zorgt ervoor dat je bedrijf opvalt. Het helpt je om je te onderscheiden van andere merken die hetzelfde product of dezelfde dienst aanbieden. Probeer geen (slechte) kopie te worden van een ander merk. Uit onderzoek blijkt dat klanten eerder kopen bij bedrijven waarvan ze vinden dat deze authentiek zijn. - Bouwt merkpersoonlijkheid
Je tone of voice draagt bij aan de manier waarop mensen je merk zien. Is je merk vriendelijk, professioneel, speels of juist inspirerend? De tone of voice maakt de merkpersoonlijkheid duidelijk voor je doelgroep. - Versterkt klantrelatie
Als je altijd dezelfde tone of voice gebruikt, versterkt dit de band met je doelgroep. Klanten herkennen je merk beter en voelen zich meer verbonden met je bedrijf. Uit onderzoek blijkt dat klanten eerder iets kopen als ze een klik voelen met een bedrijf. De juiste tone of voice laat zien dat je jouw klanten en hun uitdagingen begrijpt (iets wat in de bouw zeker belangrijk is). Door zowel op de werkvloer als online op dezelfde manier te communiceren, weten je klanten dat ze op je kunnen rekenen.
Consistentie
Of je nu op social media, je website, in e-mails of via advertenties communiceert, de tone of voice zorgt voor consistentie. Dit helpt klanten te begrijpen wat je merk vertegenwoordigt en wat ze van je kunnen verwachten. Ze leren je bedrijf ook steeds sneller herkennen. Het is ook handig voor je medewerkers, want zij kunnen aan de hand van de tone of voice makkelijker communiceren met externe partijen.
Stappenplan: In zes stappen naar jouw unieke tone of voice!
Het ontwikkelen van een tone of voice die bij je bedrijf past, vraagt om een doelgerichte aanpak. Hier zijn zes stappen die je kunt volgen om tot de perfecte tone of voice te komen voor jouw merk:
Stap 1 – Ken je merk
Voordat je de tone of voice kunt bepalen, moet je goed begrijpen wat je merk is en wat het vertegenwoordigt. Wat zijn de belangrijkste waarden, principes, de missie en visie? Wat maakt jouw bedrijf uniek? Je tone of voice moet deze kernwaarden reflecteren.
Tip: vergelijk je huidige merk eens met een stripfiguur of een beroemdheid en vertel waarom je hiervoor gekozen hebt. Wil je zo wel bekendstaan? Als welk stripfiguur of beroemdheid wil je wél bekendstaan? Welke kenmerken van hen sluiten aan op jouw merk?
Stap 2 – Ken je doelgroep
De tone of voice is ook afhankelijk van je doelgroep. Wie zijn je klanten? Wat verwachten zij van jou? Hoe communiceren ze zelf? Wat vinden ze belangrijk? Je spreekt stukadoors bijvoorbeeld sneller aan op een informele, vlotte manier, omdat dit vaak vlotte vaklui zijn die makkelijk onderling een praatje maken. Spreek je een groep architecten aan? Dan kies je misschien toch sneller voor een formele, zakelijke toon.
Let op: dit is natuurlijk niet verplicht. Je tone of voice moet representeren wie jij bent als bedrijf. Een universiteit heeft als doelgroep vaak jongeren, maar straalt ook specialisme, professionaliteit en autoriteit uit.
Stap 3 – Bepaal de emotie die je wilt overbrengen
Hoe wil je dat klanten zich voelen als ze je communicatie lezen of horen? Wil je dat ze zich geïnspireerd, gerustgesteld of energiek voelen? De emotie die je wilt overbrengen bepaalt de keuze van je woorden en schrijfstijl.
Stap 4 – Kies je schrijfstijl
Is jouw merk vriendelijk en benaderbaar of formeel en serieus? Kies een stijl die past bij je waarden en die comfortabel te gebruiken is voor je team. De stijl moet consistent blijven in alle vormen van communicatie, van advertenties tot e-mails, maar ook bij finance of sales. Dit zorgt ervoor dat je merk herkend wordt en een betrouwbare indruk maakt.
Stap 5 – Stel richtlijnen op voor je team
Maak duidelijke richtlijnen voor je team, bijvoorbeeld in de vorm van een document. Dit kan voorbeelden bevatten van hoe de tone of voice eruitziet in verschillende uitingen (social media, klantsupport, e-mail). Je kunt ook een aantal pijlers opstellen. Wat houden deze richtlijnen voor ons in? Dit helpt om consistentie te waarborgen.
Stap 6 – Test en analyseer
Na het doorvoeren van jouw unieke tone of voice verzamel je feedback van klanten en medewerkers. Negatieve feedback hoeft niet te betekenen dat je je tone of voice direct moet aanpassen. Het is immers hoe jouw bedrijf wil overkomen (nu en in de toekomst) en de doelgroep heeft ook tijd nodig om hieraan te wennen.
Dit betekent overigens niet dat jouw tone of voice in steen gebeiteld is. Het is verstandig om eens in de zoveel tijd de tone of voice van het bedrijf te analyseren. Past het nog bij de tijd? Past het nog bij de doelgroep? En past het bij wie wij zijn en wat wij uit willen stralen?
Conclusie
De tone of voice van jouw merk is veel meer dan alleen de woorden die je gebruikt. Het is de manier waarop je je uitdrukt en verbindt met klanten. Door de tone of voice zorgvuldig te kiezen en consistent toe te passen, kun je een sterke merkidentiteit opbouwen, klantrelaties versterken en je merk onderscheiden van de concurrentie.
Nu hoef je nog maar één stap te ondernemen. Pak pen en papier, ga er goed voor zitten met je collega’s en til jullie marketingcommunicatie naar een hoger niveau!
